E-Rechnung-Software / Excel und Word
E-Rechnung mit Excel oder Word erstellen: Vorlage, Add-in oder Formular
Eine Rechnung aus Excel oder Word ist keine E-Rechnung, auch nicht als PDF: Ihr fehlt die XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung wird daraus nur mit einem Add-in oder einer Vorlage mit XML-Export, laut Anbietern für etwa 35 bis 189 € einmalig. Ohne Installation geht es im Browser: Sie tragen die Rechnung hier ins Formular ein und laden eine geprüfte XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF herunter, auch auf dem Mac.
Stand: 29.10.2026
Warum die Excel- oder Word-Rechnung nicht mehr reicht
Seit dem 1.1.2025 ist eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931: eine XML-Datei, die Software des Empfängers ohne Abtippen lesen kann (XRechnung), oder eine PDF mit eingebetteter XML-Datei (ZUGFeRD). Eine .xlsx- oder .docx-Datei und die PDF, die Sie daraus drucken, sind „sonstige Rechnungen“. Die dürfen Sie an Unternehmen noch bis 31.12.2026 senden, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). An Privatkunden und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleibt die Word-Rechnung erlaubt.
Drei Wege von Excel oder Word zur E-Rechnung
| Weg | Passt für | Kosten |
|---|---|---|
| Add-in oder Vorlage mit XML-Export | Sie wollen in Excel oder Word bleiben, arbeiten unter Windows | einmalig etwa 35 bis 189 €, Updates je nach Anbieter |
| Formular im Browser | Ein paar Rechnungen im Monat, Mac oder Windows, keine Installation | erste Rechnung kostenlos, jede weitere 1,90 € netto, 10 Rechnungen 9,90 € netto (12 Monate gültig) |
| Rechnungsprogramm | Regelmäßig viele Rechnungen, Kunden und Artikel speichern | Gratis-Tarif, Abo oder Kauflizenz |
Vorlagen und Add-ins mit E-Rechnungs-Export (Angaben der Anbieter, gelesen am 10.10.2026)
| Name | Für | Preis | Erzeugt | Grenzen |
|---|---|---|---|---|
| Excel-Rechnungsvorlage PRO (XRechnungPRO) | Excel | 189 € netto einmalig je Unternehmen; Gratisfassung nur PDF | XRechnung 3.0.2 (CII) und ZUGFeRD 2.5.2 (Profil XRECHNUNG) | Windows 10/11, Excel 2016 oder neuer (Desktop); nicht für Mac oder Excel Online; Updates nicht im Preis Quelle |
| Easy-XRechnung | Excel | 47 € netto einmalig | nur XRechnung (XML), kein ZUGFeRD, kein PDF | nur 19 % USt., bis 8 Positionen, kein Reverse Charge, keine Kleinunternehmer- oder Gutschriften; XML von Hand als Datei speichern Quelle |
| E-Invoice Creator | Google Tabellen | Basis kostenlos; Plus 199 € im Jahr (bis 250 E-Rechnungen im Monat) | XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, Peppol BIS 3.0, UBL | Add-on für Google Tabellen, nicht für Excel Quelle |
| Word-Vorlage XRechnung (Torsten Jurisch) | Word | 34,90 € inkl. MwSt. einmalig je Arbeitsplatz | nur XRechnung 3.0 (UBL) plus PDF, kein ZUGFeRD | VBA-Makros müssen laufen; ein Steuersatz je Rechnung; keine Rabatte je Position; Updates nicht inklusive; nicht für LibreOffice Quelle |
| InvoWord | Word | Einmalzahlung (Preis auf der Seite nicht genannt) | XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.1 | Windows, Word 2016 bis Microsoft 365 (Desktop); Mac-Version geplant Quelle |
Die Liste ist nicht vollständig und keine Rangliste; Annehmbar hat die Vorlagen und Add-ins nicht getestet. Achten Sie vor dem Kauf auf drei Dinge:
Ihre Steuerfälle
Manche Vorlagen kennen nur 19 % Umsatzsteuer. Schreiben Sie auch mit 7 %, mit Reverse Charge oder als Kleinunternehmer, prüfen Sie, ob die Vorlage das kann.
Formatversion und Updates
XRechnung und ZUGFeRD ändern sich laufend; ZUGFeRD erschien zuletzt in diesen Versionen: 2.5.2 (04.08.2026), 2.5 (10.06.2026), 2.4 (04.12.2025), 2.3.3 (07.05.2025). Fragen Sie, welche Version das Add-in schreibt und ob Updates enthalten sind.
Eine echte Datei prüfen
Erzeugen Sie mit der Demo eine Rechnung und prüfen Sie sie unten mit dem KoSIT-Regelwerk, bevor Sie kaufen. Für Behörden brauchen Sie XRechnung mit Leitweg-ID.
Ohne Add-in: die E-Rechnung im Browser erstellen
Im Formular geben Sie Absender, Kunde und Positionen ein, so wie in Ihrer Vorlage. Wir erzeugen die XRechnung (XML) oder das ZUGFeRD-PDF und prüfen sie vor dem Download mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk. Ihre Absenderdaten und Ihre Bankverbindung kann sich Ihr Browser merken („Diese Angaben merken“), dann füllen Sie beim nächsten Mal nur Kunde und Positionen aus. Die erste Rechnung laden Sie kostenlos herunter. Danach kostet jede 1,90 € netto, 10 Rechnungen 9,90 € netto, 12 Monate gültig; kaufen können Sie derzeit nur mit USt-IdNr. Ohne Installation und ohne Anmeldung; läuft unter Windows, auf dem Mac und auf dem Smartphone.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen XRechnung erstellen
Ihre Rechnung liegt schon als PDF aus Word oder Excel vor? PDF in XRechnung umwandeln: Wir zeigen, welche Angaben wir in der PDF erkennen (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, USt-IdNr., IBAN), und Sie übertragen sie ins Formular. Welches Format Ihr Kunde braucht: XRechnung oder ZUGFeRD? Alle kostenlosen Wege: E-Rechnung kostenlos erstellen.
Viele Rechnungen? Dann lohnt ein Rechnungsprogramm
Ab etwa einer Rechnung pro Tag sparen Kundenliste, Nummernkreis und Mahnwesen eines Rechnungsprogramms mehr Zeit, als eine Vorlage kostet. Diese Programme erzeugen E-Rechnungen laut eigener Seite schon im Gratis-Tarif:
| Programm | Gratis-Tarif | Bezahl-Tarif (Abo) | Geprüft am |
|---|---|---|---|
| Accountable | ja, unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD | Plus: 9,90 € / Monat zzgl. USt. (Jahresabo), 12,40 € monatlich | 29.09.2026 |
| easybill | ja, 50 Dokumente pro Monat inkl. E-Rechnung | Starter: 9 € / Monat netto (jährlich), 12 € monatlich | 29.09.2026 |
| Norman | ja, unbegrenzte E-Rechnungen | Klein: 12 € / Monat zzgl. USt. (monatlich) | 29.09.2026 |
| sevdesk* Werbelink | ja, 3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat | Rechnung: 9,90 € / Monat zzgl. MwSt. (jährlich), 11,90 € monatlich | 29.09.2026 |
Mit * markierte Links sind Werbelinks: Wenn Sie darüber etwas kaufen, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis nicht.
Alle Programme mit Preisen: E-Rechnung-Software im Vergleich. Ohne Abo: Kauflizenzen und Kosten.
Datei aus Excel, Word oder einem Add-in prüfen
XRechnung (XML, CII oder UBL) oder ZUGFeRD-PDF hochladen: Wir prüfen sie mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk und den ZUGFeRD-Regeln und zeigen sie lesbar. Laden Sie eine normale PDF hoch, sagen wir Ihnen, dass keine E-Rechnung darin steckt. Kostenlos, ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.
Keine Datei zur Hand? Beispiel prüfen: oder · alle Beispiele zum Herunterladen
Mehrere Rechnungen? Mehrere Dateien prüfen: bis zu 10 auf einmal, auch als ZIP, mit Prüfbericht pro Datei.
Rechnung korrigieren lassen
Wir korrigieren diese Rechnung und sagen Ihnen, welche Einstellung Sie in Ihrer Software ändern, damit der Fehler nicht wiederkommt. 19 € netto, nur bei Erfolg.
- 19 € netto
- je Rechnung, nur für Unternehmen
- Nur bei Erfolg
- Sie zahlen erst, wenn die korrigierte Rechnung die offizielle Prüfung besteht, per Stripe-Zahlungslink
- Nächster Werktag
- bis dahin haben Sie unsere Antwort
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
So oft Sie wollen, ohne Anmeldung.
Bestanden, aber vom Empfänger trotzdem abgelehnt? Schicken Sie uns die Ablehnung des Empfängers: Wir finden den Grund und korrigieren die Rechnung. 19 € netto, nur bei Erfolg.
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
- Offizielles KoSIT-Regelwerk v2026-08-31
- Offizielle Testsuite: 86 / 86 bestanden
- Server in Frankfurt (AWS eu-central-1)
- Prüfungen im Arbeitsspeicher, nie gespeichert (Korrekturaufträge kommen per E-Mail)
- DSGVO: keine Cookies, kein Tracking durch Dritte
Ab wann Sie E-Rechnungen schreiben müssen: E-Rechnungspflicht. E-Rechnungen empfangen und lesen: E-Rechnung empfangen, XRechnung als PDF ansehen.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung aus Excel oder Word eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Excel- oder Word-Datei und auch die PDF, die Sie daraus speichern, ist eine „sonstige Rechnung“. Sie wird zur E-Rechnung erst, wenn ein Add-in oder eine Vorlage zusätzlich die XML-Datei mit den Rechnungsdaten erzeugt.
Darf ich meine Rechnungen noch mit Word oder Excel schreiben?
Ja, bis zum Ende der Übergangszeit: Papier- und PDF-Rechnungen an Unternehmen sind bis 31.12.2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG), PDF nur mit Zustimmung des Kunden. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen auch danach so bleiben. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1.1.2025.
Gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage für die E-Rechnung?
Kostenlose Vorlagen gibt es viele, aber laut den Anbieterseiten (gelesen am 10.10.2026) erzeugen die Gratisfassungen meist nur eine PDF, also keine E-Rechnung. Der XML-Export kostet zum Beispiel bei der Excel-Vorlage von XRechnungPRO 189 € netto einmalig, bei Easy-XRechnung 47 € netto. Für Google Tabellen hat das Add-on E-Invoice Creator eine kostenlose Basisversion.
Gibt es ein Word-Add-in für XRechnung und ZUGFeRD?
Ja, zum Beispiel InvoWord (XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.1, Windows) oder eine Word-Vorlage mit Makros von Torsten Jurisch (34,90 € inkl. MwSt., nur XRechnung). Fragen Sie vor dem Kauf, welche Formatversion das Add-in schreibt und ob Updates enthalten sind: ZUGFeRD ist inzwischen bei Version 2.5.2.
Ich nutze einen Mac. Was mache ich?
Die Excel- und Word-Add-ins auf dieser Seite laufen laut Anbieter nur unter Windows. Im Formular auf Annehmbar erstellen Sie die E-Rechnung im Browser, auch auf dem Mac, iPad oder Smartphone, ohne Installation.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung ohne Add-in?
Geben Sie die Angaben Ihrer Rechnung in das Formular auf Annehmbar ein: Wir erzeugen die XRechnung (XML) oder das ZUGFeRD-PDF und prüfen sie vor dem Download mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk. Ihre Absenderdaten kann sich der Browser merken, wie im Kopf einer Vorlage. Kosten: erste Rechnung kostenlos, jede weitere 1,90 € netto, 10 Rechnungen 9,90 € netto (12 Monate gültig).
Wie prüfe ich die E-Rechnung, die mein Add-in erzeugt?
Laden Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF hier hoch. Wir prüfen sie mit dem KoSIT-Regelwerk und den ZUGFeRD-Regeln und erklären jede verletzte Regel auf Deutsch. Kostenlos, ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.
Verdient Annehmbar an den Links auf dieser Seite?
Bei Links mit * und „Werbelink“ ja: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision, Ihr Preis ändert sich nicht. Die Vorlagen und Add-ins nennen wir nur mit ihrer Quelle, ohne Provision. Eine Rangliste gibt es nicht.
Preise und Funktionen laut den Seiten der Anbieter, gelesen am 10.10.2026; sie können sich ändern, maßgeblich ist das Angebot des Anbieters. Annehmbar ist mit keinem der genannten Anbieter verbunden und hat die Vorlagen und Add-ins nicht getestet. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.