E-Rechnungspflicht / Empfangen
E-Rechnung empfangen: was Sie seit 2025 brauchen
Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen die Rechnung aber lesen können und die XML-Datei acht Jahre unverändert aufbewahren. Ablehnen und eine PDF verlangen dürfen Sie nicht.
Stand: 29.10.2026
Das Wichtigste
- Seit wann
- 1.1.2025, für alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer, Vermieter und Vereine mit unternehmerischem Bereich
- Was Sie brauchen
- Ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach, neue Software oder Peppol sind nicht nötig
- Wie sie ankommt
- Wie mit dem Lieferanten vereinbart: E-Mail, Download aus einem Portal, Schnittstelle oder gemeinsamer Speicherort
- Gültige Formate
- XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 (nicht MINIMUM und BASIC WL); eine PDF ohne XML ist keine E-Rechnung
- Ablehnen
- Nicht möglich: kein Anspruch auf Papier- oder PDF-Rechnung
- Aufbewahren
- Die XML unverändert in der ursprünglichen Form, 8 Jahre (§ 14b UStG); E-Rechnung archivieren
- PDF und Papier
- Lieferanten dürfen bis Ende 2026 noch Papier und, mit Ihrer Zustimmung, PDF schicken; ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr
So gehen Sie mit einer eingehenden E-Rechnung um
Adresse nennen
Nennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen. Das genügt, um E-Rechnungen zu empfangen.
Öffnen und prüfen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Gestaltung. Laden Sie sie unten hoch: Sie sehen die Rechnung lesbar und ob sie nach dem KoSIT-Regelwerk gültig ist. ZUGFeRD öffnen Sie wie jede PDF; maßgeblich ist aber die eingebettete XML.
Fehler melden
Ist die Rechnung fehlerhaft, erstellen Sie ein Schreiben an den Lieferanten mit jedem Fehler und seiner Behebung. Korrigieren kann die Rechnung nur, wer sie ausgestellt hat.
Aufbewahren
Legen Sie die Datei so ab, wie sie ankam, acht Jahre lang. Für Freigabe und Ablage machen Sie daraus eine lesbare PDF (Sichtkopie); sie ersetzt die E-Rechnung nicht.
E-Rechnung öffnen und prüfen
XRechnung (XML, CII oder UBL) oder ZUGFeRD-PDF hochladen: Wir zeigen die Rechnung lesbar, prüfen sie mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk und erstellen auf Wunsch die Sichtkopie als PDF. Kostenlos, ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.
Keine Datei zur Hand? Beispiel prüfen: oder · alle Beispiele zum Herunterladen
Mehrere Rechnungen? Mehrere Dateien prüfen: bis zu 10 auf einmal, auch als ZIP, mit Prüfbericht pro Datei.
Rechnung korrigieren lassen
Wir korrigieren diese Rechnung und sagen Ihnen, welche Einstellung Sie in Ihrer Software ändern, damit der Fehler nicht wiederkommt. 19 € netto, nur bei Erfolg.
- 19 € netto
- je Rechnung, nur für Unternehmen
- Nur bei Erfolg
- Sie zahlen erst, wenn die korrigierte Rechnung die offizielle Prüfung besteht, per Stripe-Zahlungslink
- Nächster Werktag
- bis dahin haben Sie unsere Antwort
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
So oft Sie wollen, ohne Anmeldung.
Bestanden, aber vom Empfänger trotzdem abgelehnt? Schicken Sie uns die Ablehnung des Empfängers: Wir finden den Grund und korrigieren die Rechnung. 19 € netto, nur bei Erfolg.
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
- Offizielles KoSIT-Regelwerk v2026-08-31
- Offizielle Testsuite: 86 / 86 bestanden
- Server in Frankfurt (AWS eu-central-1)
- Prüfungen im Arbeitsspeicher, nie gespeichert (Korrekturaufträge kommen per E-Mail)
- DSGVO: keine Cookies, kein Tracking durch Dritte
Welche Rechnungen sind E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Buchhaltung automatisch einlesen kann: die XRechnung als reine XML-Datei oder ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter XML (ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG). Eine aus Word gespeicherte oder eingescannte PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht als E-Mail-Anhang. Den Unterschied der beiden Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD?.
Und wenn Sie viele Rechnungen bekommen?
Bis zu 10 Dateien auf einmal prüfen Sie in der Stapelprüfung, mit Buchungsliste als CSV. Wer E-Rechnungen regelmäßig verbucht, liest sie am besten direkt in die Buchhaltungssoftware ein: Programme im Vergleich; nutzt Ihre Kanzlei DATEV: E-Rechnung mit DATEV. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen senden müssen: E-Rechnungspflicht: Ihr Fahrplan; für Kleinunternehmer: was für Sie gilt.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit nur steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter. Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ein E-Mail-Postfach genügt, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Sie müssen die Datei aber lesen können und ihren strukturierten Teil, die XML, unverändert aufbewahren. Neue Software oder Peppol brauchen Sie dafür nicht.
Wie kommt die E-Rechnung zu mir?
Das vereinbaren Sie mit dem Lieferanten. Laut BMF sind etwa E-Mail, eine Schnittstelle, ein gemeinsamer Speicherort oder ein Download aus einem Internetportal möglich. Am einfachsten ist eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, die Sie Ihren Lieferanten nennen.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei; im Browser sehen Sie nur die Datenstruktur. Laden Sie sie hier hoch: Wir zeigen sie als lesbare Rechnung, prüfen sie mit dem KoSIT-Regelwerk und erstellen auf Wunsch eine PDF zum Ablegen. Die Finanzverwaltung bietet ebenfalls einen kostenlosen Viewer an. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jede PDF.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?
Nein. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung.
Muss ich noch PDF-Rechnungen annehmen?
Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten noch Papierrechnungen schicken und PDF-Rechnungen, wenn Sie zustimmen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen senden, ab 2028 alle; Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
Welche Formate muss ich annehmen?
E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem XRechnung (XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Eine PDF ohne eingebettete XML ist keine E-Rechnung.
Was gilt bei ZUGFeRD, wenn PDF und XML abweichen?
Dann gilt die XML. Laut BMF ist bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD der strukturierte Teil der führende Teil. Unsere Prüfung und die lesbare Ansicht zeigen deshalb die Daten der eingebetteten XML.
Wie bewahre ich E-Rechnungen auf?
Den strukturierten Teil, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit der eingebetteten XML, unverändert in der ursprünglichen Form, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder nur eine PDF-Ansicht reicht nicht. Eine lesbare Kopie dürfen Sie zusätzlich ablegen.
Was tue ich mit einer fehlerhaften E-Rechnung?
Prüfen Sie die Datei hier: Sie sehen jeden Fehler mit Regel-ID und Erklärung. Unter dem Ergebnis erstellen Sie ein Schreiben an den Lieferanten, was er korrigieren muss. Ob eine fehlerhafte Rechnung für den Vorsteuerabzug reicht, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Überblick nach Umsatzsteuergesetz und den Angaben des Bundesfinanzministeriums (FAQ E-Rechnung, Stand 23.03.2026), keine Steuer- oder Rechtsberatung. Den kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung finden Sie unter den Quellen.